מייל, קובץ מצורף, דף סרוק או קובץ בדיסק. FileSmile מניח כל אחד מהם על ההזמנה, החשבונית או תעודת המשלוח הנכונה. אף אחד לא מקליד מספר תעודה.
גרסת דפדפן · חלונית Outlook · תוסף Gmail · סורק בדפדפן
O-20431I-88214D-4471ערימת ניירות נכנסת. כל דף על התעודה שלו. בלי מיון, בלי הקלדה.
ב-Priority יושבות ההזמנה, החשבונית ותעודת המשלוח. הניירת שמוכיחה אותן נוחתת במקום אחר, ומישהו מעביר אותה ידנית כל היום.
חשבוניות ספקים, הזמנות חתומות ואישורי משלוח מגיעים במייל. לתייק אחד מהם פירושו לצאת מתוכנת הדואר, לאתר את התעודה ולהקליד את מספרה.
ערימת ניירות היא מעבר אחד במזין, ואחריו מיון ידני: איזה דף שייך לאיזו תעודה, ובאיזה סדר.
קבצים יושבים בתיקיות ובכוננים משותפים, בשמות שמי ששמר אותם בחר. התעודה שאליה הם שייכים לא יודעת עליהם דבר.
מדפיסים את הברקוד על המסמך, סורקים את הערימה והולכים. FileSmile קורא כל דף, מבין לאיזו תעודה ב-Priority הוא שייך, מוודא שהתעודה קיימת, ומצרף אליה את הדף.
הברקוד נקרא בדפדפן, דף אחר דף, בזמן שהערימה נטענת.
התווים שיש להסיר מההתחלה ומהסוף מוגדרים פעם אחת, לכל אתר.
לכל טופס שאפשר לצרף אליו יש קידומת משלו ב-Priority. מקטע נוסף, אם הוגדר, בוחר את החברה.
התעודה נבדקת מול Priority לפני שמתייקים משהו.
הדף נוחת בנספחים של אותה תעודה, תחת זהות ה-Priority של המפעיל.
אותו חיפוש, אותן תעודות, אותם נספחים — לא משנה איפה המסמך נמצא.
חלונית ב-Outlook ותוסף ב-Gmail, לצד ההודעה הפתוחה. מחפשים לפי קבוצה, סוג תעודה וערך, בוחרים את התעודה, ואז צירוף מייל, צירוף קבצים או ייצוא להמשך. פעולות הצירוף מקשרות את הקבצים ישירות לתעודה שנבחרה. שום דבר לא יוצא מתוכנת הדואר.
אפליקציית דפדפן בשלושה מצבים: טיפול במסמכים, טיפול בברקוד וייצוא ל-Priority. סריקה דו-צדדית, מזין אוטומטי, רזולוציה ומצב צבע, הרכבת מסמך רב-עמודי, ומציג שמאפשר לסובב, להגדיל או להסיר דף לפני השליחה. שירות Windows קטן מדבר עם החומרה; האפליקציה עצמה נשארת בדפדפן.
גוררים קובצי PDF או תמונות אל הדף, או לוחצים כדי לבחור. קבצים שכבר נושאים ברקוד ממשיכים ישר במסלול התיוק האוטומטי; השאר מצורפים לתעודה שאתם בוחרים.
אילו טפסים ניתנים לצירוף — זה נתונים ב-Priority, לא קוד של FileSmile. איש היישום נכנס ל-Priority ומוסיף שורה. בלי גרסה, בלי הטמעה, בלי מפתח.
| הגדרה | יושבת ב-Priority בתור | קובעת |
|---|---|---|
| טפסים לצירוף | SOF_FSFORMS |
לאילו טפסים FileSmile יכול לתייק, ומהי הקידומת בברקוד שמנתבת דף לכל אחד מהם. |
| מיפוי שדות | SOF_FSCLMNS_SUBFORM |
אילו עמודות מופיעות בתוצאות החיפוש ובתעודה הנבחרת, לכל טופס. |
| קבוצות חיפוש | SOF_FSGROUPS |
מה כל משתמש יכול לחפש: הקבוצות וסוגי התעודות שמוצעים ברשימת החיפוש. |
| נספחים | EXTFILES |
תת-טופס הנספחים של התעודה עצמה — לשם נוחת כל קובץ, בדיוק כאילו משתמש הוסיף אותו בתוך Priority. |
חבילת שולחן העבודה פעלה לאורך השנים מול כ-40 סוגי ישויות ב-Priority. הוספת הבא בתור היא עניין של הגדרה.
ממתינים לייצוא היא תיבה אישית לכל משתמש, שיושבת בתוך Priority. מייצאים עכשיו את המייל או את הקבצים שלו, מציצים בהם אחר כך, ודוחפים אותם לתעודה כשיודעים לאיזו. הקובץ כבר נמצא ב-ERP, ולא ממתין בתיבת הדואר של מישהו שיחזור מחופשה.
שומרים קבצים לאזור ההמתנה ב-Priority לטיפול מאוחר יותר. אפשר להציץ בקובץ ממתין, למחוק אותו או להעביר אותו לתעודה. כל משתמש רואה רק את התור שלו.
כל נספח נוחת בתת-טופס הנספחים של התעודה עצמה, ונכתב דרך Priority Gateway תחת זהות ה-Priority של המשתמש. ההרשאות וחוקי התעודות של Priority הם שמכריעים, בדיוק כמו למי שעובד בתוך Priority.
סטטוס התעודה לא מאפשר הוספת נספחים
ההודעה שהמשתמש מקבל, מ-Priority עצמו
FileSmile בודק לפני שהוא מצרף. כשסטטוס התעודה אוסר נספחים, התשובה היא לא — ולא נוצר עותק עוקף בשום מקום אחר.
ההתחברות היא שלב חד-פעמי, והיא מתבצעת בעמוד של הגייטוויי עצמו.
ההתחברות פותחת חלון של Priority Gateway עצמו, והסיסמה מוקלדת שם. FileSmile מקבל קוד חד-פעמי ופודה אותו משרת לשרת — הדפדפן לא מחזיק את פרטי ההתחברות.
FileSmile מחזיק טוקן חיבור מוצפן אחד לכל משתמש, וזה הכול. מבטלים אותו, והחיבור של אותו אדם נעצר. הוא רואה: ”החיבור שלך ל-Priority אינו תקף עוד. התחבר שוב כדי להמשיך”.
הרישוי נבדק לכל משתמש בכל התחברות. מסירים את הרישיון, והמוצר מפסיק לענות: ”לחשבון הזה אין רישיון ל-FileSmile. פנה למנהל המערכת”.
FileSmile עצמו רץ על Amazon Web Services, באזור תל אביב של Amazon, כש-Cloudflare יושב לפני כל בקשה: הצפנת TLS, הגנה מפני מתקפות מניעת שירות, חומת אש לאפליקציות, הגבלת קצב וסינון בוטים. השרתים לא מקבלים חיבורים נכנסים — הם יוצרים קשר החוצה אל Cloudflare והתעבורה חוזרת דרך אותה מנהרה, כך שאין פורט ציבורי למצוא. הסודות שמורים מוצפנים ב-AWS Parameter Store, ולא בבסיס נתונים או בקובץ הגדרות, והפריסות רצות מצינור גרסאות מסודר.
FileSmile פעל שנים כחבילת שולחן עבודה ל-Windows לפני הגרסה הזו, והיא עדיין נתמכת. יש בה יכולות שאין בגרסת הדפדפן, ולכן הן מופיעות כאן ולא נמכרות למעלה.
חתימות מתוך מאגר האישורים של Windows, מוחלות על קובץ ה-PDF עצמו, בתהליך של שני אנשים: אחד חותם, אחר מאשר, והתור יושב ב-Priority.
חבילת שולחן העבודה בלבדכפתור בסרגל של הודעה חדשה, שמושך לתוך ההודעה שאתם כותבים את הנספחים של התעודה, וגם דוח Priority שנוצר באותו רגע.
חבילת שולחן העבודה בלבדשילוב במעטפת Windows לתיוק בקליק ימני, ייצוא משורת פקודה למשימות מתוזמנות, וחלון סריקה שנפתח מכפתור על טופס ה-Priority עצמו.
חבילת שולחן העבודה בלבדהגרסה שמתוארת בעמוד הזה היא גרסת הדפדפן. אם צריך משהו מהטור של שולחן העבודה — בקשו. זה קיים, זה פשוט לא אותו מוצר.
לא מותקן שום דבר על מחשב של משתמש, אלא אם מחובר אליו סורק.
מנהל ה-Microsoft 365 שלכם מפיץ את התוסף ממרכז הניהול של Microsoft 365. הוא מופיע בחלונית הקריאה אצל האנשים שתקצו לו.
התוסף מפורסם לדומיין שלכם דרך Google Workspace Marketplace כאפליקציה פרטית, ומשם מוקצה באותה הדרך.
פותחים את scanner.flow-chain-ai.com. רק מחשב שמחובר אליו סורק חומרה זקוק לשירות ה-Windows המקומי (Windows 10, 11 או Server 2016 ומעלה).
כל אדם מתחבר ל-Priority פעם אחת, מתוך המוצר, ובוחר את החברה שלו. מכאן והלאה הוא מחפש ומתייק.
FileSmile מגיע ל-Priority רק דרך Priority Gateway, שכבת החיבור שעליה רצה כל שאר החבילה. הרשמה אחת, מפתח אחד, ומודל טוקנים אחד שניתן לביטול — בכל המוצרים.